スタッフ退職で慌てない。サロンが見直したいGoogle・LINE・Instagramの権限チェック

「来月で退職します」と伝えられて、まず頭に浮かぶのはシフトのことですよね。人員の組み直しと、お客様への案内。そこまでは動きが早いお店が多いと思います。

ところが数日たってから、別のことが気になり始めます。Googleビジネスプロフィール、LINE公式アカウント、Instagram。あのアカウント、そういえば誰が持っていたんだろう、と。

日々の投稿や返信は分担できていても、「誰がオーナーで、誰が管理者か」まで書き出している店舗は多くありません。ログインできる人が抜けたあとで、投稿はできるのに営業時間が直せない、という状態になることもあります。

パスワードを変えれば終わり、と思われがちですが、それだけでは足りません。サービスごとに「権限」という別のしくみがあり、そこは店舗側で外さないと残ったままになります。

まず確認するのは「誰がオーナーか」

Googleビジネスプロフィールの公式ヘルプによると、1つのプロフィールに複数のオーナーを設定できますが、メインオーナーは1人だけです。辞めるスタッフのアカウントがメインオーナーだった場合、あとから引き継ぐ手順が必要になります。

もうひとつ知っておきたいのが、新しく追加したオーナーや管理者は、一部の機能を使えるようになるまで7日間待つ必要がある、と案内されている点です。退職日の当日に慌てて追加すると、その場でできない作業が出てきます。

画面の名前や権限の呼び方は変わることがあります。作業の前に、公式ヘルプでいまの表示を見ておくと確実です。

LINE公式は権限と未対応チャットを分けて見る

LINE公式アカウントは、管理画面の権限管理からメンバーの追加、権限の確認・変更・削除ができます。LINEヤフー for Businessのマニュアルでは、追加のときに送る認証URLは発行から24時間で失効し、1回につき1人だけ有効と案内されています。

つまり、追加も削除も店舗側の操作です。退職の連絡と別に権限の一覧を開かないと、そのまま残ります。

そして権限とは別に見たいのが、チャットの途中です。返信待ちのお客様、次回の相談が止まったままのやりとり。担当していた人が抜けると、経緯を知っている人がいなくなります。

タグとノートは、スタッフ同士でお客様の情報を共有するために使える機能だと公式コラムでも説明されています。「前回はカラーの色味を薄めに」「次回は縮毛矯正を検討中」といった内容を残しておくと、後任が読める形になります。

Instagramは個人ログインではなくMeta側で棚卸し

Instagramは、スタッフの個人スマホからログインしたまま運用しているサロンが多い場所です。投稿までが早いので便利なのですが、退職のときにいちばん確認しづらくなります。

Metaのビジネスヘルプセンターでは、Meta Business SuiteでInstagramアカウントをつなぐには、そのアカウントがビジネスまたはクリエイターアカウントである必要があると説明されています。店舗のアカウントをビジネス側の資産として持っておくと、担当が変わったときに「人」ではなく「店」の側から見直せます。

切り替えの手順や画面の名前は変わりやすいところです。細かい操作は、そのときの公式ヘルプを見ながら進めるのが安全です。

顧客情報を扱う場所ほど、退職後のアクセスを残さない

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、安全管理措置や従業者の監督といった観点が示されています。法律の細かい話に踏み込まなくても、「お客様の情報が見える場所に、辞めた人が入れる状態が残っていないか」を確かめる目安として使えます。

顧客情報は、思っているより広い範囲に散らばっています。一気に全部を見ようとすると止まるので、お客様の名前が出てくる場所から順に開いていくと抜けにくくなります。

AIツールは見落としがちです。スタッフが自分で使い始めたものは店舗側の一覧に載っていないことがあるので、退職前に「仕事で使っているサービス」を本人に書き出してもらうと早く済みます。

退職前に作る「引き継ぎ1枚メモ」

退職が決まってから最終日までのあいだに、1枚だけ書いてもらう紙を用意しておくと、あとの確認がかなり楽になります。書く人は本人がいちばん早いです。

最終日の直前ではなく、退職が決まった週にお願いするのがコツです。時間があるほど、思い出しながら足していけます。

最終日のあと、もう一度この1枚を見ながら権限を外していきます。外した日付を書き込んでおけば、次に誰かが辞めたときにそのまま同じ手順で進められます。

よくある質問