お客様情報、AIに入れて大丈夫？サロンで決めたい3つの個人情報ルール

口コミ返信、LINE配信文、カウンセリングシートのたたき台。AIを使う場面が増えるほど、「お客様の情報をどこまで入れていいの？」と不安になりますよね。便利そうだけど、名前や悩みをそのまま入れるのは少し怖い。スタッフごとに判断がバラバラになるのも心配です。

この記事は、小規模サロンのオーナー・店長・スタッフ向けです。結論から言うと、AIを使う前に決めたいのは「入れる情報」より先に、入れない情報です。個人情報保護委員会は、事業者が個人データの取扱状況を整理して可視化するデータマッピングの考え方を示しています。サロンでも、むずかしい規程から始めるより、まずは現場で使う情報を仕分けるところから始めると安全です。

「便利だから全部入れる」がいちばん危ない

AIに詳しくないと、「情報をたくさん入れたほうが、いい文章になる」と考えがちです。たしかに、背景が多いほど文章は具体的になります。ただし、サロン業務ではお客様の名前、電話番号、予約日、髪の悩み、施術履歴、会話メモなどが一緒に出てきます。これらをそのまま外部ツールに入れる運用は、あとから説明しにくくなります。

IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版は、個人事業主や小規模事業者も想定し、経営者が認識すべき指針と社内で実践する手順をまとめています。AI活用も特別な話ではなく、クラウドサービスや業務ツールを使うときと同じく、誰が・何を・どこに入れるかを決めておくことが大切です。

ルール1：本人を特定できる情報は入れない

まず決めたいのは、AIに入れない情報のリストです。氏名、電話番号、住所、メールアドレス、SNSアカウント、予約日時、具体的な来店履歴は、文章作成に必ずしも必要ではありません。口コミ返信なら「常連のお客様」、LINE文なら「30代女性のお客様」など、ぼかした表現で十分な場面が多いです。

特に、カルテのコピペは避けたい使い方です。カルテには施術情報だけでなく、会話メモや生活背景が混ざることがあります。AIに入れる前に「文章作成に必要な要素だけ抜き出す」ひと手間を入れるだけで、リスクはかなり下げられます。

ルール2：使う目的を「文章作成」に絞る

AIは、曖昧な相談相手にもなります。だからこそ「このお客様に何を提案すべき？」と聞きたくなることがありますよね。ただ、個別のお客様への判断をAIに丸投げすると、根拠の確認がむずかしくなります。サロンで使うなら、まずは文章作成、言い換え、誤字チェック、説明文の整理など、目的を限定するのがおすすめです。

たとえば「敏感肌のお客様に、この薬剤をすすめてよいか」ではなく、「敏感肌の方にも不安を与えにくい、事前確認の聞き方を3つ出して」と聞く。判断は担当者が行い、AIは言葉を整える係にする。この線引きがあると、スタッフも迷いにくくなります。

ルール3：ツールごとの設定と保存期間を確認する

もうひとつ大切なのが、使うAIツールの設定確認です。GoogleのGeminiアプリのプライバシーハブには、収集されるデータ、データの使用方法、プライバシー設定、データの保持期間などの項目が整理されています。Anthropicのプライバシーセンターでも、個人向け製品と商用製品で案内が分かれています。つまり、AIツールはどれも同じ扱いではありません。

「有名なツールだから大丈夫」と考えるより、「このツールは何を保存するのか」「設定で変更できるのか」「スタッフが個人アカウントで使っていないか」を確認するほうが現実的です。店内で使うツールを1〜2個に絞り、確認した設定をメモしておくと、あとから新人スタッフにも説明しやすくなります。

明日から使える、言い換えテンプレ

最後に、実際の入力を安全寄りに変えるテンプレを置いておきます。ポイントは、固有名詞を消して、年代・悩み・目的に置き換えることです。

この形なら、文章作成に必要な背景は伝えつつ、本人を特定しやすい情報は外せます。AI活用は「何でも入れる」ほど便利になるわけではありません。安心して続けるためには、少し不便でも、入れないルールを先に決めることが近道です。